Tugas Manajemen & System Inf. Manajement 2

Syahsoza Puji 16110776 2ka24

 

Tugas Manajemen & System Inf. Manajement 2

1.      Intra/inter organizational system  ?

2.      office automation system ?

3.      pengertian dan jenis system : Transactional Processing System(TPS), Decision Support System(DSS), Executive Information System(EIS) !

§    Intra/Inter Organizational System (IOS)

            startegi terbaik dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Hal tersebut dikenal dengan istilah sistem antar organisasi (inter/inter-organizational system – IOS). atau istilah yang lain adalah pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). system antar organisasi(IOS) dapat terbentuk jika dua atau lebih organisasi (perusahaan) bekerja sama dalam pemakaian teknologi komputer dan teknologi informasi(telekomunikasi). sehingga mereka berfungsi sebagai suatu sistem tunggal yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis. Kemajuan teknologi informasi telah membuat banyak fenomena yang muncul belakangan ini yang menawarkan berbagai jenis produk‐produk berbasis elektronik.

            Pada intinya, IOS mudah sekali diimplementasikan saat ini karena adanya peranan teknologi informasi yang telah “meniadakan” batas‐batas antar waktu dan ruang. Demikian pula dengan alam kompetisi yang menuntut perusahaan untuk semakin memfokuskan diri pada kompetensinya dan bekerja sama dengan perusahaan lain untuk membantu proses penciptaan produk atau jasa tersebut, sehingga kualitas produk atau jasa dapat ditingkatkan, sejalan dengan peningkatan kinerja perusahaan.

§    Office Automation System(OAS)

            Office Automation System (OAS) bisa juga disebut dengan Virtual Office (VO), merupakan usaha yang dilakukan untuk mengotomatisasi kegiatan yang ada di kantor. Otomatisasi adalah Penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. OAS merujuk pada semua alat dan metode yang diterapkan untuk kegiatan kantor yang memungkinkan untuk proses tertulis, visual, dan data suara dengan cara dibantu komputer.      

            Tujuan akhir dari OAS ini adalah untuk menyederhanakan, memperbaiki, otomatis organisasi kegiatan dari suatu perusahaan atau sekelompok orang, mengurangi penggunaan kertas (paperless), peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja. Untuk mencapai tujuan OAS digunakan penggabungan berbagai teknologi IT (teknologi komputer dan internet).

          Bagi perusahaan yang ingin menerapkan OAS hendaklah memperhatikan kemampuan SDM dan kemampuan keuangan perusahaan untuk menyediakan peralatan OAS. Penggunaan OAS untuk jangka panjang akan mendatangkan berbagai keuntungan serta meningkatkan pelayanan pada konsumen dan akhirnya akan meningkatkan daya saing perusahaan tersebut

§    Transactional Processing System(TPS)

            Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System -TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi bisa juga di sebut sebagai  Sistem bisnis dasar yaitu sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin, melibatkan data besar, kecepatan tinggi, Pemrosesan teratur: harian/mingguan/bulanan, ketepatan perhitungan yang tinggi, Komputasi sederhana. Sistem ini membutuhkan dan menghasilkan banyak data masukan dan banyak keluaran tanpa pemrosesan yang rumit.

            Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. TPS melakukan operasi rutin seperti pemesanan dan pembayaran yang terjadi harian atau mingguan. TPS berfungsi pada level organisasi  yang  memungkinkan organisasi  bisa  berinteraksi  dengan lingkungan  eksternal. Data  yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

            Contoh dari kegiatan TPS adalah transaksi penjualan, transaksi peminjaman VCD, transaksi peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. kartu absensi, Pendaftaran anggota baru, pendaftaran mahasiswa baru, dan pembayaran registrasi. Laporan yang dihasilkan oleh TPS misalnya denda pengembalian buku harian. Daftar matakuliah semester gasal, dan KRS mahasiswa persemester. Contoh-contoh tersebut dapat dikelompukan menjadi:

jenis subsistem yang ada pada TPS ialah :

1.     Payroll : pembayaran upah / gaji karyawan

2.     Order Entry / order processing : mencatat pembelian untuk konsumen

3.     Invoicing : menghasilkan faktur

4.     Inventory : mengelola barang supaya selalu tersedia

5.     Shipping : menyerahkan barang dari perusahaan sampai diterima oleh konsumen

6.     Accounts receivable : mengelola file konsumen & menyerahkan tagihan kekonsumen

7.     Purchasing : mengkoordinasi pembelian barang kepada konsumen

8.     Receiving : menerima barang dari pemasok/supplier pengembalian barang (retur) dari konsumen

9.     Account Payable : mengelola pembayaran tagihan kepada pemasok / supplier

10.  General Ledger : mengikat subsistem diatas menjadi satu & menghasilkan satu laporan

§    Decision Support System (DSS)

            Decision Support System (DSS), Adalah suatu system yang ditujukan untuk mendukung manajemen/membantu manager suatu organisasi untuk mengambil keputusan, melalui proses penyimpulan yang terlebih dahulu menindentifikasi berbagai alternatif keputusan atau perbandingan data dari berbagai macam sumber data yang berbeda. DSS biasanya terdiri dari bahasa query / SQL, kemampuan analisis secara statistik, spreadsheet, dan grafik-grafik untuk membantu pengambil keputusan didalam mengevaluasi keputusannya. DSS mempunyai Kemampuan analisis yang bagus (dibanding sistem-sistem lainnya). Meskipun DDS berguna membantu manajer dalam mengambil keputusan, tetapi keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

            Contoh khasus, manajer bagian periklanan dapat menggunakan program spreadsheet untuk melakukan analisis what-if ketika mereka menguji dampak berbagai anggaran iklan atas prediksi penjualan produk produk baru.  Contoh DSS: branch analysis, production scheduling (Penjadwalan Produksi)

Jenis DSS:

§  Quick Hit DSS, ditunjukan untuk para manajer yang baru belajar menggunakan DSS, biasanya masalah yang dihadapkan cukup sederhana dan dibutuhkan dengan segera penyelesaiannya

§  Instutional DSS merupakan suatu aplikasi yang dibangunoleh pakar bisnis dan ahli DSS, DSS jenis ini biasanya bekerja pada lever perusahaan dimana data yang dimiliki oleh masing-masing fungsi organisasi telah diintergrasikan.

§    Executive Information System (EIS)

          Executive Information System (EIS) adalah sistem berbasis komputer(computer-based) yang membantu executive dalam mengakses data dan informasi sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, meneliti solusi yang akan diberikan, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis. EIS Informasi dalam bentuk grafik, tabel, dan teks yang berasal dari sumber data internal maupun eksternal, kemudian melakukan transformasi data kedalam bentuk rangkuman laporan yang berguna. Laporan ini biasanya digunakan oleh manajer dan level eksekutif untuk mengakses secara cepat laporan yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen, sehingga dapat diperoleh pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif. Laporan ini digunakan untuk menemukan alternative solusi untuk menekan permasalahan manajerial dan membuat perencanaan keputusan untuk perusahaan.

            Contoh khasus, para eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk secara instant melihat teks serta tampilan grafik yang menekankan berbagai area

utama kinerja organisasi dan persaingan. Contoh EIS: planning, budgeting, forecasting

Jenis EIS:

·         Metadatabase Management System (MDBMS), adalah sistem berbasis pengetahuan yang mengintegrasikan dan mengatur penggunaan multiple local system melalui data atau metadata. Yang memiliki 2 peranan penting, yaitu:
Menyediakan akses yang transparan terhadap data dari local system dan warehouse.
Menyediakan metadata yang dibutuhkan untuk analisis multidimensional data.

·         Multidimensional Data Analysis System (MDAS), yang terdiri dari 2 sub-sistem, yaitu:

ü  ROLAP/MDB Interface yang menyediakan penghubung eksekutif untuk memformulasikan permintaan mereka dan untuk menampilkan hasil analisis mereka.

ü  ROLAP/MDB (Relational On-Line Analytical Processsing/ Multidimentional DataBase) Analyzer yaitu Software yang digunakan untuk mengolah metadatabase yang disediakan oleh MDBMS untuk memungkinkan analisis online multidimentional data.